Havonta egyszer jön egy ügyfél, aki mást kér, mint a többiek.
Soron kívüli határidőt. Más számlázást. Egy módosítást a munka közepén. Ilyenkor valakinek mérlegelnie kell: belefér-e, mennyibe kerül, ki csinálja meg, és mit csúsztattok miatta. Leültök rá tíz percre, megoldjátok, az ügyfél elégedett.
Ezzel nincs baj. Sőt, lehet, hogy éppen ez a rugalmasság az egyik oka annak, hogy szeretnek veled dolgozni.
Most képzeld el ugyanezt a vállalkozás bővítése után. Dupla annyi ügyfél, egy új szolgáltatás, két új munkatárs. A havonta egyszeri kivételből könnyen heti kettő-három lesz. Nem azért, mert rosszabbak lettek az ügyfelek, hanem mert több van belőlük, és az új szolgáltatás a saját kivételeit is hozza.
Ugyanaz a tíz perc. Ugyanaz a mérlegelés. Csak egészen más mennyiségben.
A bővítés nemcsak a bevételedet nagyítja fel
Amikor növekedést tervezel, a számokra figyelsz: hány ügyfél, hány ember, mennyi bevétel. Ez így rendben van. A cél kitűzéséhez nem kell ismerned a működésed minden részletét.
Ahhoz viszont, hogy eldöntsd, mire építed a növekedést, már látnod kell, hogyan dolgoztok ma.
Mert a növekedés nem válogat. Felnagyítja azt is, ami jól működik, és azt is, ami ma még csak alig észrevehető súrlódás.
Egy működési sajátosság kis méretben szinte láthatatlan. Nagyobb volumen mellett négy dolog változik meg vele:
- Gyakoriság. Ami havonta egyszer fordult elő, az hetente többször.
- Érintettek száma. Ami két embert érintett, az egyszerre hatot.
- Költség. Ami tíz perc volt, az heti órákban mérhető.
- Vezetői figyelem. Ami egy rövid egyeztetés volt, az rendszeres témává válik.
Maga a sajátosság nem lett rosszabb. Csak már nem ugyanakkora a hatása.
Miért nem tűnik fel időben?
Mert ma semmi nem jelez. A kivételt megoldjátok, a kézi lépés elkészül, az ügyfél elégedett. Nincs panasz, nincs hiba, nincs ok arra, hogy bárki megálljon és megnézze.
A hatás általában akkor válik láthatóvá, amikor a növekedés már elindult. Az új emberek már bent vannak, az új szolgáltatás már fut, az ügyfelek már jönnek. Ilyenkor a működésen menet közben kell változtatni, miközben a napi munka sem állhat meg.
Ez nem katasztrófa, csak nehezebb. Ugyanazt a kérdést nyugodtabb helyzetben is fel lehet tenni: most, a bővítés előtt.
Az új ember és az automatizálás a mai működést viszi tovább
Bővítéskor a kézenfekvő lépés a kapacitás növelése. Felveszel még valakit, bevezetsz egy új eszközt, automatizálsz egy lépést.
Ezek jó döntések lehetnek. Csak érdemes tudni, mit kapnak meg.
Az új munkatárs azt tanulja meg, ahogyan ma dolgoztok, a kerülőutakkal és a szóban élő szabályokkal együtt. Az automatizálás azt a lépést futtatja gyorsabban és többször, amit beállítasz neki. Egyik sem a működésedet javítja ki magától. Mindkettő a mostanit viszi tovább, nagyobb mennyiségben.
Ezért nem az az első kérdés, hogy kit veszel fel vagy mit automatizálsz. Hanem az, hogy mit fognak ők továbbvinni.
Mit viszel magaddal a nagyobb vállalkozásba?
Ez nem azt jelenti, hogy bővítés előtt mindent át kell alakítani. A mai működésed nagy része azért van, mert beválik. Ezért jutott el idáig a vállalkozásod.
Érdemes viszont szétválogatni, mi mi.
Amit megtartasz és tudatosan továbbviszel. Ami jól működik, azt is érdemes kimondani és leírni. Különben a növekedés közben észrevétlenül kopik el, mert az új emberek nem tudják, hogy ez fontos.
Ami azért működik, mert egy konkrét ember tartja össze. Ma ez természetes. Nagyobb csapatban viszont egyre több minden múlik azon, hogy ő épp ráér-e.
Ami a mai méretben még belefér. Egy kézi lépés, egy kivétel, egy külön táblázat. Ezekkel most nincs teendő, de tudni kell róluk.
Amit a nagyobb volumen előtt érdemes átgondolni. Ahol a gyakoriság, az érintettek száma vagy a költség már most érezhető, és a növekedés ezt csak felerősítené.
A négy közül csak az utolsó igényel valódi átalakítást. De a különbséget csak akkor látod, ha előtte megnézted, mi történik ma valójában.
A nagyítási próba: egy egyszerű gyakorlat bővítés előtt
Nem kell hozzá nagy projekt. Elég egy óra és néhány visszatérő helyzet a saját vállalkozásodból.
- Válassz ki három-öt olyan dolgot, ami rendszeresen előfordul. Lehet egy kivétel, egy kézi ellenőrzés, egy betanítási lépés vagy egy információ, ami szóban megy tovább.
- Mindegyiknél írd le, milyen gyakran fordul elő ma, és kinek kell hozzá.
- Aztán nézd meg ugyanezt a tervezett volumennel: ha dupla annyi ügyfeled lesz, vagy eggyel több szolgáltatásod, mi történik vele?
- Végül tedd be mindegyiket a fenti négy csoport valamelyikébe.
Nézzük meg a nyitó példával. Ma havonta egy egyedi kérés érkezik, két ember egyeztet róla, tíz perc alatt megvan. A tervezett bővítés után ebből heti kettő-három lehet, és már három-négy embert érint, mert az új munkatársak is találkoznak vele. Ez havonta néhány óra egyeztetés, amiről senki nem tud előre.
Melyik csoportba kerül? Ha a rugalmasság fontos érték a vállalkozásodban, akkor valószínűleg az elsőbe: meg akarod tartani. De ahhoz, hogy nagyobb méretben is működjön, érdemes leírni, milyen kérések férnek bele, és ki dönthet róluk. Különben minden új kollégának újra ki kell találnia.
A próba nem azt mondja meg, mi a hiba. Azt mutatja meg, mit fogsz felnagyítani.
Lehet, hogy mind az öt elem nyugodtan mehet tovább. Az is jó eredmény, mert akkor tudatosan viszed őket. És lehet, hogy egy-kettőnél kiderül: ma még belefér, jövőre már nem fog.
Előbb a mai működés, utána a nagyobb vállalkozás
A cél lehet nagy, és jó, ha van.
A döntésekhez viszont, hogy kit veszel fel, mit automatizálsz, mit építesz át, már a mai működésből érdemes kiindulni. Különben olyasmit nagyítasz fel, amiről nem is tudtad, hogy ott van.
Ha a következő hónapokban konkrét bővítési lépés előtt állsz, és szeretnéd átbeszélni, mit érdemes ehhez először megnézni a működésetekben, a 60 perces díjmentes beszélgetésben ezt közösen pontosíthatjuk. Nem kész tanácsot adok benne, hanem megnézzük, hol tartasz, és mi lehet a megfelelő következő lépés.