9. modul: AI-támogatott működés

1. szakasz – Jelenlegi AI-használat és tapasztalat

Segítségszöveg 2. kérdéshez:

Írd le:

• az eszköz nevét;
• milyen feladatnál használjátok;
• milyen információt adtok neki;
• milyen eredményt készít;
• és mi történik az eredménnyel ezután.

 

Térj ki arra is, hogy az AI csak ötletet vagy vázlatot készít, adatot elemez, dokumentumot foglal össze, vagy már egy működési folyamat rendszeres része.

Amennyiben még nem használtok AI-eszközt, írd be: „Jelenleg nem használunk AI-eszközt.”

Segítségszöveg 3. kérdéshez:

Írd le, mely feladatnál ad az AI használható eredményt, időmegtakarítást vagy következetesebb munkát. Térj ki arra is, mitől működik jól, például:

• megfelelő bemeneti információt kap;
• van hozzá kialakult kérés vagy sablon;
• jó minőségű dokumentumból dolgozik;
• egyértelmű az elvárt eredmény;
• vagy rendszeresen ember ellenőrzi.

 

Amennyiben még nincs ilyen tapasztalatotok, írd be: „Jelenleg nincs bevált AI-val támogatott feladatunk.”

Segítségszöveg 4. kérdséhez:

Gondolj például olyan esetre, amikor az eredmény:

• pontatlan vagy szakmailag hibás volt;
• túl általános lett;
• nem illett a vállalkozás hangneméhez;
• fontos információt hagyott ki;
• túl sok emberi javítást igényelt;
• adatvédelmi bizonytalanságot okozott;
• vagy végül gyorsabb volt kézzel elvégezni a feladatot.

 

Írd le azt is, szerintetek mi okozhatta a problémát.

Amennyiben még nem volt ilyen próbálkozásotok, írd be: „Jelenleg nincs ilyen tapasztalatunk.”

2. szakasz – Lehetséges támogatási területek

Segítségszöveg 7. kérdéshez:

Írd le, mi okozza a nehézséget. Például:

• több rendszerben vagy helyen találhatók;
• nincs egységes formátumuk;
• túl sok szöveget kell átnézni;
• nincs idő a feldolgozásukra;
• nehéz felismerni a visszatérő mintákat;
• hiányosak az adatok;
• vagy nem világos, milyen döntésnek vagy feladatnak kellene következnie az eredményből.

Segítségszöveg 8. kérdéshez:

Írd le azokat a helyzeteket, ahol ma minden alkalommal újra ki kell találni:

• mit kérjetek az AI-tól;
• milyen információt adjatok neki;
• milyen dokumentumot használjon;
• milyen formában készítse el az eredményt;
• és hogyan ellenőrizzétek a válaszát.

 

Nem kell promptot vagy technikai megoldást tervezned. A jelenlegi bizonytalanságot vagy esetlegességet írd le.

Amennyiben még nem használtok AI-t, írd le, mely feladatoknál lenne különösen fontos, hogy az esetleges későbbi használat ne alkalmi próbálkozásokból álljon.

3. szakasz – Dokumentumok és tudásforrások

Segítségszöveg 11. kérdéshez:

Írd le:

• milyen anyagokról van szó;
• hol tároljátok őket;
• hogyan nevezitek el vagy rendszerezitek a fájlokat;
• és mi okozza a nehézséget.

 

Gondolj például eltérő fájlnevekre, több tárolási helyre, elavult változatokra, duplikált dokumentumokra vagy nehéz visszakereshetőségre.

Segítségszöveg 12. kérdéshez:

Írd le, van-e:

• kijelölt központi dokumentum vagy mappa;
• felelős személy;
• dátumozás;
• verziószám;
• jóváhagyási szabály;
• vagy más módszer arra, hogy mindenki ugyanabból az érvényes információból dolgozzon.

 

Az is fontos válasz, ha ezt jelenleg mindenki tapasztalatból dönti el, vagy nincs rá egységes szabály.

4. szakasz – Határok, adatok és emberi ellenőrzés

Segítségszöveg 15. kérdéshez:

Írd le, milyen ügyben ki tudja megítélni, hogy az eredmény pontos, megfelelő és biztonságosan használható-e.

Gondolj például:

• a tulajdonosra;
• szakmai vezetőre;
• adott területért felelős munkatársra;
• adatvédelmi vagy jogi szakemberre;
• pénzügyi szakemberre;
• vagy külső partnerre.

 

Térj ki arra is, ha jelenleg nincs egyértelműen kijelölt ellenőrző személy.

Segítségszöveg 17. kérdéshez:

Ne az általános hangnemet írd le újra. Gondolj azokra a konkrét szabályokra, amelyeket az AI könnyen elronthat. Például:

• mikor tegeződtök vagy magázódtok;
• milyen szavakat vagy kifejezéseket nem használtok;
• mit nem ígértek az ügyfélnek;
• milyen szakmai állítást nem szabad biztos tényként megfogalmazni;
• hogyan beszéltek bizonytalanságról vagy kockázatról;
• mikor kell visszakérdezni;
• és milyen szöveget kell mindig embernek jóváhagynia.

Segítségszöveg 18. kérdéshez:

Írd le a nálatok fontos hibajeleket. Például:

• szakmailag pontatlan;
• hiányzik belőle fontos információ;
• nem követi a vállalkozás szabályait;
• túl általános;
• idegen hangvételű;
• nem ellenőrizhető az állítása;
• elavult információból dolgozik;
• személyes vagy bizalmas adatot kezel helytelenül;
• vagy érzékeny helyzetet túl egyszerűen kezel.

5. szakasz – Bevezethetőség és felelősség

Segítségszöveg 19. kérdéshez:

A jelenlegi problémát írd le, ne a technikai megoldást. Térj ki arra:

• hogyan végzitek most a feladatot;
• mennyi időt vagy ismétlődő munkát igényel;
• mi okozza benne a legnagyobb terhet;
• milyen eredményre lenne szükség;
• és miért lenne fontos ezen először könnyíteni.

Segítségszöveg 20. kérdéshez:

Ne általános AI-előnyt írj, hanem olyan megfigyelhető változást, amelyből később megállapítható, hogy valóban hasznos-e.

Gondolj például:

• kevesebb ismétlődő munkára;
• gyorsabb előkészítésre;
• rövidebb válaszidőre;
• könnyebben visszakereshető tudásra;
• következetesebb dokumentumokra;
• jobb átadhatóságra;
• kevesebb hibára;
• kevesebb elmaradó feladatra;
• vagy több időre a személyes szakmai munkához.

Segítségszöveg:

Írd le:

• ki adná meg az AI számára a szükséges információkat;
• ki indítaná el a feladatot;
• ki ellenőrizné az eredményt;
• ki javítaná vagy frissítené a sablonokat és szabályokat;
• ki gondoskodna a felhasznált dokumentumok naprakészségéről;
• és ki jelezné, ha a vállalkozás működése megváltozik.

 

Az is fontos válasz, ha ezekre jelenleg nincs kijelölt személy vagy egyértelmű felelősség.